Arbeitsplatzcoaching
Arbeitsplatz-Coaching ist erstens eine individuelle Beratung zur Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes. Wir kommen zu Ihnen an den Schreibtisch und entwickeln mit Ihnen Lösungen für einen wohl sortierten Arbeitsalltag und für ein verbessertes Selbstmanagement. Die Themen in einem solchen persönlichen Arbeitsplatz-Coaching sind:
- Ordnung auf, in und um den Schreibtisch
- die für Sie passende Ablagesystematik (Papier und EDV)
- ein stapelfreies Büro
- Planung störungsfreier Arbeitsphasen (Stille Stunde)
- sich (besser) abgrenzen können
- Tages-, Wochen- und Monatsplanung
- eine angenehme Büroatmosphäre gestalten
- Strategien zur Umsetzung der „guten Vorsätze“
Arbeitsplatz-Coaching ist zweitens eine Beratung für Arbeitsgruppen und Teams, die sich gemeinsam organisieren. Auch hierfür beraten wir direkt vor Ort. Die Themen in einem Arbeitsplatz-Coaching für Arbeitsgruppen und Teams können sein:
- Entwicklung eines einheitlichen Ablagesystems
- Vereinfachung und Systematisierung von Arbeitsabläufen
- Team-Absprachen zur Tagesplanung
Unsere Leistungen
Im ersten Schritt machen wir gemeinsam eine Bestandsaufnahme der Ist-Situation an Ihrem Arbeitsplatz und entscheiden, welche Themen Sie rund um die Gestaltung Ihrer Arbeitsumgebung bearbeiten wollen. Wir vereinbaren einen Zeitplan, nach dem Sie Ihren Arbeitsplatz Schritt für Schritt umgestalten. Für jedes Thema führen wir eine eigene Beratungseinheit durch, an deren Ende Sie Ihre konkreten Veränderungsziele formulieren. Die nächste Beratungseinheit findet nach etwa vier Wochen statt. In der Zwischenzeit setzen Sie das Gelernte um, probieren Neues aus, verändern oder verwerfen wieder. In der folgenden Beratungseinheit besprechen wir Ihre Erfahrungen und bearbeiten das nächste Thema. Der gesamte Beratungsprozess erfordert erfahrungsgemäß drei bis sechs Termine.
Beauftragtes Arbeitsplatz-Coaching
Immer häufiger führen wir diese Beratungsprozesse im Auftrag einer Führungskraft mit einzelnen Mitarbeitern durch. Dabei bleibt der oben beschriebene Ablauf grundsätzlich gleich, wird jedoch um ein Auftragsklärungsgespräch vor Beginn der Maßnahme sowie um ein Evaluationsgespräch etwa drei Monate nach dem letzten Coaching-Termin ergänzt. An diesen beiden ergänzenden Gesprächen sind die Führungskraft, die betreffenden Mitarbeiter und der Coach beteiligt.
Weiterführende Informationen
Kundenstimmen Praxisbeispiele
Zeitmanagement
Kundenstimmen
„Ich habe schon Bücher zum Thema Zeitmanagement gelesen und auch das ein oder andere ausprobiert, letztlich kennt man die Themen ja. Was mir hier sehr geholfen hat, ist die konkrete Unterstützung vor Ort - unter Berücksichtigung all meiner speziellen Bedingungen. So konnte ich es direkt ausprobieren. Und natürlich ist der Effekt der Kontrolle wichtig, dass da jemand von außen nach ein paar Wochen schaut, ob ich es wirklich umsetze. Ich komme heute, sechs Monate nach Beendigung des Coaching, auch noch manchmal in Zeitnot, aber ich weiß jetzt genau, wie ich wieder zu Ordnung und Überblick zurückfinde. Mein Leben ist insgesamt dadurch entspannter geworden – ich habe wieder Zeit für die Familie!“
M.G., Abteilungsleiter im Versicherungskonzern
„Ich wollte Ihnen kurz mitteilen, dass ich es in den Sommerferien geschafft habe, meine Steuer für die letzten beiden Jahre fertig zu stellen, meinen Schreibtisch sowie große Teile des Hauses restlos aufzuräumen und hoffe, diese Ordnung das Schuljahr über beizubehalten. Ihre Beratung hat sicher einen großen Anteil daran. Vielen Dank!“
Marlies P., Lehrerin
Praxisbeispiele
Der Bericht von einem Arbeitsplatz-Coaching für eine Kommune beschreibt die einzelnen Schritte und Veränderungsprozesse im Rahmen der erfolgreich durchgeführten Beratung. >> Download
Bericht der Beraterin zum Verlauf eines Arbeitsplatz-Coaching bei einer Kommune
(Funktionsbereich "Gebäudeservice" mit insgesamt sieben Team-Mitgliedern)
1. Vor Beginn der Beratung
Begonnen hat der Veränderungsprozess schon vor Beginn der eigentlich Beratung und vor meinem ersten Beratungsgespräch. Allein die Ankündigung, dass jemand zum Thema „Schreibtischordnung“ kommt, setzte einen Schub an Ausmisten, Aufräumen und Aussortieren in Bewegung.
Die Ist-Zustände der Arbeitsplätze am Beratungsterminen waren erwartungsgemäß sehr unterschiedlich, von gut strukturierten Arbeitsplätzen bis hin zu „überquellenden“ Schreibtischen. Meine Wahrnehmung zu Beginn:
- viele Notizzettel um den Bildschirm geklebt
- Materialien, die abgeholt werden sollen (Streugut-Säcke, Schienen), liegen vor der Schreibtischseite und vor dem Regal
- Kalendervielfalt an den Wänden
- Schreibtische mit zwei bis drei Stapeln "in Bearbeitung" bis zu vollen Schreibtischen, auf denen keine Schreibtischunterlage mehr zu sehen ist („Das liegt alles hier, damit ich es nicht vergesse…“)
- Zwischen-Ablage unter dem Schreibtisch, auf dem Rechner, auf dem Monitor…
- Stapel „zu bearbeiten“ in Schreibtischschublade
- vollgeschriebene Schreibunterlagen (Papierblöcke) für Gesprächsnotizen, Telefonnummern, Stichworte (30 Notizen und mehr)
- Hängeregistraturen, deren Mappen so voll sind, dass nichts mehr reinpasst
- gemischte Stapel auf dem Schreibtisch: "aktuelle Posteingänge", "muss ich mal lesen",
- handgeschriebene Notizzettel, "dringende Terminsachen". Es war keine Prioritäten zu erkennen
- E-Mail-Posteingangsfächer sind voll und unübersichtlich (100 E-Mails und mehr), teils aus dem Jahr 2004
- doppelte Ablage der E-Mails: PC und Papier
- Arbeitsplätze sind eingerahmt von einem Monitor und zwei Röhrenmonitor-Rücken und einem Drucker
2. Der Beratungsprozess
Mit allen Team-Mitgliedern führte ich zunächst ein zweistündiges Beratungsgespräch. Darin wurden folgende Themen bearbeitet:
- eigene Ideen der Team-Mitglieder zur Verbesserung und deren Realisierbarkeit
- Vorschläge zur Veränderung der räumlichen Anordnung neben und auf dem Schreibtisch, teilweise direkte Umsetzung oder Planung
- fehlende Ordnungs-Hilfsmittel, die direkt besorgt wurden oder deren Anschaffung geplant wurde
- Fragen von mir zum Sinn und Nutzen bestimmter Arbeitsabläufe und zur bisherigen Ordnungs-Systematik auf dem Schreibtisch. Verbesserungsvorschläge von mir und direkte Überprüfung des möglichen Nutzens erfolgten unter der Prämisse: Was gut läuft, bleibt auch so!
- konkrete Gestaltungsmöglichkeiten zur Tagesstruktur, Terminverwaltung und Ablage wurden erklärt und teilweise direkt angewendet
- Unterstützung beim Aussortieren und Wegwerfen