Projektwoche: "Los Wochos"
Die Projektwoche „Los Wochos“ gehört zu den spannendsten und effektivsten Formaten, die wir seit Jahren durchführen. „Los Wochos“ ist die Realform eines Planspiels: beim Planspiel werden Lösungen spielerisch außerhalb der Realität entwickelt und später umgesetzt. Bei „Los Wochos“ werden Lösungen im Betrieb und mit den real Beteiligten konkret entwickelt und direkt umgesetzt: in einer konzentrierten Form des Projekts und im konzentrierten Zeitraum einer Woche.
Das Konzept
„Los Wochos“ ist als Projektwoche vor Ort konzipiert. In der Woche wird ein Aufgabenbereich als Veränderungsprojekt bearbeitet. Im Laufe der Woche wird dieser Themenkomplex im Betrieb bzw. in der Organisation in Form von Teilthemen parallel bearbeitet. Ziel ist es, dass im Laufe dieser Woche konkrete Ergebnisse erreicht werden.
Im Vorfeld werden Projektaufträge formuliert und entsprechende Projektleiter bestellt. Für die Projektleiter ist die Woche in der Regel ein Fulltimejob. Sie können auf einen vorher definierten Pool von Mitarbeitern und Führungskräften zugreifen. Es wird ein maximales Zeitkontingent pro Tag für die Beteiligten definiert. Die Nicht-Projektleiter sind insofern nur teilweise involviert. Es gilt jedoch die ungewöhnliche Regel: „Die Anforderungen der Projektwoche gehen vor den Anforderungen des Tagesgeschäfts“.
Die Veranstaltung findet in den Räumen der Organisation statt. Es gibt eine Art Leitstelle und eine regelmäßige Steuersitzung. Das Besondere ist also, dass diese Projektwoche neben dem Tagesgeschäft stattfindet bzw. in das Tagesgeschäft integriert ist. Es arbeiten immer nur die Personen mit, die wirklich etwas mit dem Thema zu tun haben.
Ablauf
- Los Wochos beginnt in der Regel recht traditionell mit einem Kick-off am ersten Tag (meist montags) mit allen beteiligten Projektleitern, Mitarbeitern und Führungskräften sowie evtl. dem Betriebs- bzw. Personalrat, den Mitarbeitern aus der Personal- bzw. Organisationsentwicklung und den beteiligten Externen.
Die Anwesenden werden über Vorgeschichte und Hintergrund von Los Wochos, über die Ziele der Projektwoche, den Zeitrahmen und die beteiligten Teilnehmer informiert. Anschließend werden die Projekte von den jeweiligen Projektleitern vorgestellt; wesentliches Augenmerk wird auf die unterschiedlichen Aufgaben und Rollen der Projektleiter und der anderen Beteiligten gelegt.
- Es entsteht in der Regel nach dem Kick-off ein großes Maß an Energie bei den Beteiligten. Es werden unterschiedliche Aktivitäten gestartet, mit unterschiedlichen Personen. Die ganze Organisation kommt in Bewegung. Am meisten Energie gibt es natürlich bei den Projektleitern. Sie haben den Ehrgeiz und/oder die Vorgabe, brauchbare und vorzeigbare Ergebnisse in dieser Woche zu erbringen. Allerdings sind die Beteiligten immer wieder mit der Unsicherheit beschäftigt, ob sie alles, was sie sich vorgenommen haben, auch schaffen werden.
- Umrahmt werden die einzelnen Projekttage von den täglichen Steuersitzungen am Tagesanfang. Hier geht es um die angestrebten Tagesergebnisse, die geplanten Aufgaben und um subjektive bzw. atmosphärische Einschätzungen. Abends liefern die Projektleiter ihre Tagesergebnisse in schriftlicher Form ab. Interessant sind Statistiken über die Beteiligung der anderen Mitarbeiter bzw. über die geleisteten Stunden aller Beteiligten.
- Am Ende der Woche werden die Ergebnisse dargestellt. Es gibt unterschiedliche Formen der Visualisierung. Alles wird laufend und abschließend dokumentiert. Zu der Abschlussveranstaltung sind wieder alle Beteiligte geladen; aber auch Gäste aus dem näheren und weiteren Umfeld sind willkommen. Ein informeller Ausklang bietet sich an.
Erfolgsfaktoren
- Gut vorbereitet ist dieses Format ein Selbstläufer. Die Projektwoche ermöglicht es – vor allem den Projektleitern – in einem überschaubaren Zeitraum konzentriert an einem Thema zu arbeiten, ohne die Zerrissenheit des üblichen Alltagsgeschäfts.
- Die Themen müssen wichtig und bedeutsam sein. Eine gute Voraussetzung für das Gelingen ist es, wenn die erfolgreiche Bearbeitung der Themen das Alltagsgeschäft für die Zukunft erleichtert.
- Nur wenn den Themen die ganze Woche über zentrale Priorität eingeräumt wird, ist es gut möglich, befriedigende Ergebnisse zu erzielen.
- Es kann einen gesunden Wettbewerb zwischen den einzelnen Projekten geben. Das gestaltet sich über die tägliche Steuersitzung, worüber alle Projektleiter inhaltlich und bezüglich der sich abzeichnenden Fortschritte auf dem Laufenden bleiben.
- Über die Steuersitzungen und die Leitstellen wird das Projekt inhaltlich, methodisch, zeitlich und räumlich zusammengehalten. Es gibt also Personen, Gremien und Berichtswegen, die sämtliche Aktivitäten bündeln.
- Steuerung und häufig auch Beratungsinterventionen sind notwendig wegen der
- Komplexität der Themen
- Berührungspunkte zu anderen Bereichen
- potentiellen Auswirkungen angedachter Lösungswege
- möglichen Wechselwirkungen von Maßnahmen, Beschlüssen und Vereinbarungen
Unsere Angebote
- Die Projektwoche als eigenständige Veranstaltung
- Die Projektwoche als Intervention im Rahmen eines Change-Prozesses
- Die Projektwoche als Modul im Rahmen eines Führungskräfte-Entwicklungs-Programms
Unsere Leistungen im einzelnen
- Konzeptionelle Beratung des Auftraggebers
- Prozessberatung des Auftraggebers
- Beratung bei der Auswahl der Arbeitsthemen für die Woche und der Projektleiter
- Moderation des Kick-off
- Moderation der Steuersitzung
- Moderation der Abschlussveranstaltung
- Funktion als organisatorischer Knotenpunkt
- Fallweise Beratung der Projektleiter
- Fallweise Moderation von Arbeitsgruppen
- Fallweise Konfliktklärung
- Erstellung der Dokumentation
Weiterführende Informationen
Film-Dokumentation „Los Wochos“ 2009